L’entreprise numérique sera collaborative ou ne sera pas

Que signifie le collaboratif ?

Le collaboratif serait-il l’apanage de quelques heureux élus, comme les sociétés technophiles ? Il y a près de 20 ans, on parlait déjà de groupware avec Lotus Notes ! Au départ, il s’agissait de partager des agendas, des messageries et des documents. Pourtant, beaucoup d’entreprises n’ont pas encore réussi à transformer véritablement l’essai, malgré toutes les promesses de productivité.

Ainsi, plus de 80 % des utilisateurs déclarent éprouver des difficultés dans les usages collaboratifs. Le collaboratif va-t-il enfin décoller en 2014 ? Pour réussir sa mise en œuvre, deux outils majeurs sont à considérer : l’intranet et le Réseau Social d’Entreprise (RSE).

L’intranet s’est transformé en portail collaboratif

La volonté de partager est toujours présente, mais les fonctionnalités se sont enrichies. La coordination des tâches est plus fluide, grâce à la gestion de formulaires et de workflow associés. La communication est facilitée avec la messagerie instantanée ou la visio-conférence. Des services de partage de ressources et d'applications permettent la co-édition en temps réel avec plusieurs utilisateurs en ligne, par exemple pour la mise en œuvre d’une campagne marketing. Et l’intranet s’est naturellement complété par le RSE, avec l’apport de sa facilité d’utilisation et la puissance de la gestion de communautés.

Ainsi ces outils vont contribuer à une meilleure gestion des connaissances. Enfin, l’intranet s’ouvre de plus en plus vers l’extérieur en mode extranet ainsi que le RSE. Face à toutes ces possibilités, où se situent les points de blocage à l’appropriation ? C’est l’outil, clameront certains... Je ne le crois pas !

L’importance du collaboratif pour réussir la transformation interne

Une transformation numérique réussie s’opère en interne et en externe. C’est ce que beaucoup d’entreprises ne semblent pas avoir bien compris... et qui procèdent en général dans un ordre dispersé ! Trop souvent, elles surestiment la capacité d’appropriation des collaborateurs et leur maturité numérique.

Pour pouvoir soutenir les fondations d’une nouvelle entreprise numérique, au moins trois conditions préalables doivent être réunies au niveau du management :

•    Un fort sponsoring des membres du comex, idéalement du PDG lui-même

•    L’empowerment des collaborateurs

•    Un nouveau mode de pilotage

L’empowerment est très souvent négligé. Cette notion de responsabilisation voire d’autonomisation est un des facteurs clés de succès de la transformation des entreprises. Or il n’est pas possible d’apporter la qualité de service nécessaire au client si ce nouveau mode de fonctionnement n’est pas accordé aux collaborateurs en interne.

Les freins cachés à l’adoption du collaboratif

Il existe encore d’autres freins cachés plus subtils. Réfléchissons... Un dirigeant est-il prêt à perdre une partie de son pouvoir ? Un sachant est-il prêt à partager une partie de son savoir ? Un expert est-il enclin à ne plus l’être s’il partage trop son savoir ? Dernier obstacle, le manque de valeur d’exemple des managers est souvent cité par les utilisateurs.

En conclusion, sans collaboratif, la transformation de l’entreprise ne réussira pas. Une fois de plus, l’accompagnement du changement va jouer un rôle fondamental.

La définition précise de l’entreprise numérique est désormais complétée. Nous allons maintenant  pouvoir aborder en détails le processus de transformation numérique et les chantiers majeurs à mettre en œuvre.

Philippe Colin, directeur de l'offre Transformation numérique chez EI-Management, expert dans la conduite et l’accompagnement du changement autour des projets IT, auteur de "La transformation numérique : les 7 clés pour changer votre entreprise" et co-auteur de "Concentrés de futurs" (éditions Kawa).